Un LOI para oficinas es el primer documento que define las bases del contrato de arrendamiento. Es el punto donde las condiciones comerciales y técnicas quedan por escrito antes de que ambas partes inviertan tiempo y recursos legales en el contrato formal. Cada condición que no queda en el LOI se convierte en una negociación que el inquilino tiene que ganar después.
Los contratos de oficinas en México tienen plazos de tres a cinco años. Ese plazo determina las condiciones que el inquilino puede obtener al inicio. Un compromiso de cinco años abre conversaciones sobre meses sin pagar renta durante la instalación y sobre aportaciones del propietario para adecuaciones específicas que un contrato de tres años difícilmente genera.
El aforo es la primera condición técnica que hay que verificar antes del LOI. El aforo es la capacidad máxima legal de personas en el espacio, calculada conforme a los lineamientos de protección civil. En Ciudad de México el estándar es aproximadamente una persona por cada nueve o diez metros cuadrados útiles. Ese número lo determina la configuración de salidas de emergencia, la capacidad de los elevadores y el acceso a escaleras, no el área total del piso. Un piso de 500 m² puede tener un aforo de 45 personas o de 60 dependiendo de cómo está distribuido físicamente.
El aforo tiene consecuencias más allá del conteo de personas. Determina cuántos cajones de estacionamiento el edificio está obligado a asignar al inquilino, si la capacidad del banco de elevadores soporta el tráfico en horario pico, y si el plan de evacuación de emergencias es viable.
La escalación en contratos de oficinas en México se negocia típicamente en pesos, con incrementos anuales atados al INPC o a un porcentaje fijo acordado entre las partes. La diferencia entre una escalación atada al INPC y una escalación fija del 5% anual puede parecer pequeña en el año uno. En un contrato de cinco años con renta de $200,000 MXN mensuales, esa diferencia representa cientos de miles de pesos en el costo total acumulado. Es un número que conviene calcular antes de aceptar la propuesta inicial del propietario.
Los meses de gracia al inicio del contrato, típicamente dos o tres en oficinas, cubren el periodo de instalación y mudanza. El LOI tiene que definir si ese periodo aplica sobre el costo completo mensual o únicamente sobre la renta base. La diferencia entre esas dos interpretaciones es el monto de los otros conceptos del contrato multiplicado por los meses de gracia.
Las cláusulas de renovación también se definen en el LOI. Lo habitual es acordar una opción de renovación por un periodo adicional, ya sea al precio de mercado vigente al momento de ejercerla o con un incremento máximo ya pactado desde el inicio del contrato original. Sin esa cláusula, al vencimiento el propietario negocia en condiciones completamente distintas a las del arranque.
Las cláusulas de terminación anticipada definen qué pasa si la situación de la empresa cambia antes de que venza el contrato. El estándar en el mercado de oficinas en México es una penalización equivalente a tres a seis meses de renta, ejercible después de que el inquilino lleva al menos dos años en el espacio. Sin esta cláusula, salir antes del vencimiento significa negociar una liquidación en los términos que el propietario defina unilateralmente.
Recapitulando, toma en cuenta: el aforo verificado, el plazo negociado, la escalación, los meses de gracia, las opciones de renovación y las condiciones de salida.
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